Reception

A.      TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB RECEPTIONIS

1.          Menangani persiapan penerimaan tamu

2.          Menangani proses check in tamu

3.          Memberikan pelayanan tamu yang tinggal / stay ( kunci tamu, surat, pesan, informasi, safety deposit )

4.          Menangani proses check out

5.          Membuat laporan FO

B.       PERALATAN PENERIMAAN TAMU

Unsur peralatan dalam operasi kantor depan merupakan unsur penting untuk meningkatkan pelayanan, mempercepat pekerjaan dan meningkatkan effisiensi. Berikut adalah berbagai peralatan yang dipergunakan di kantor depan :

1.      Alat – alat

Ø  Rak Status Kamar (room rack)

Ø  Kotak kunci dan surat (mail and key rack)

Ø  Telephone

Ø  Rak informasi (information rack)

Ø  Kotak kunci cadangan (duplicate key rack)

Ø  Mesin cap waktu (time and date stamping machine)

Ø  Mesin ketik

Ø  Posting machine

Ø  Safety deposit boxes

Ø  Mesin hitung

Ø  Komputer dan printer

Ø  Mesin foto copy

Ø  Mesin facimile

Ø  Bel

2.      Furniture

Ø  Meja pendaftaran (reception/registration counter) & key drop

Ø  Meja tulis dan kursi

Ø  Almari

Ø  Papan tulis /  pengumuman

3.      Formulir

Ø  Registration form / card

Ø  Daftar A

Ø  Guest card / kartu tamu

Ø  Rekening tamu / guest bill

Ø  Supporting Bill

Ø  Room count sheet

Ø  Room sales recapitulation

Ø  House Count Information

Ø  Brosur & Rate Sheet

Ø  Meals Coupon

Ø  Welcome drink coupon

C.       LOKASI DAN JENIS KAMAR

Seorang petugas registrasi atau resepsionis harus paham benar lokasi kamar yang diberikan kepada tamu. Resepsionis juga harus dapat menjelaskan secara rinci kelebihan masing – masing jenis kamar. Kemahiran dalam menjelaskan lokasi kamar berguna bagi tamu agar tidak bingung pada saat menuju kamar (hal ini terjadi jika hotel sedang peak season sehingga tidak ada petugas yang mengantarkan tamu ke kamar). Resepsionis harus dapat membedakan mana kamar yang non smoking, pool view, road view, garden view dan sebagainya.

Ada bermacam – macam penamaan jenis – jenis kamar di dalam hotel. Semua itu  biasanya sudah disetujui oleh manajement dan para departement head. Jenis – jenis kamar yang biasanya ada di dalam hotel adalah :

1.      Standard atau Moderate Room

Standard atau moderate room adalah kamar yang harganya paling murah disuatu hotel, karena fasilitas yang diberikan merupakan fasilitas standars yang berlaku bagi hotel tersebut.

2.      Deluxe Room / Superior Room / Executive Floor

Deluxe room / superior room / executive floor adalah kamar yang satu tingkat lebih baik dari pada standard room. Fasilitas dan amenties yang diberikan terhadap kamar lebih baik dari pada standard room. Bila hotel sudah lama berdiri dan melakukan renovasi, maka kamar standard bisa direnovasi dan naik tingkat menjadi deluxe room.

3.      Suite Room atau Ordinary Suite

Suite room atau ordinary suite adalah kamar suite dengan fasilitas standard yang terdiri dari kamar tidur, kamar mandi dan ruang tamu yang terpisah dengan ruang tidur.

4.      Deluxe Suite atau Executive Suite

Deluxe suite atau executive suite adalah kamar yang kondisinya setingkat lebih baik dari pada suite room, dilengkapi dengan working table.

5.      Diplomatic Suite

Diplomatic suite adalah kamar – kamar istimewa yang biasanya hanya ada satu di dalam sebuah hotel. Ukurannya dua kali executive suite dan peruntukan pangsa pasarnya adalah para pejabat setingkat menteri atau duta besar.

6.      Grand Tower Room / Royal Suite / Presidential Suite

Grand tower room / royal suite / presidential suite adalah kamar yang paling istimewa. Kamar ini merupakan kebanggaan atau trade mark atau prestise bagi hotel yang bersangkutan. Biasanya kamar ini digunakan sebagai alat promosi yang memberikan ciri khas terhadap hotel tersebu. Presidential suite biasanya terletak di lantai paling atas. Ada pula hotel yang menyediakan fasilitas helly pad untuk pendaratan helicopter di depan kamar tersebut. Kamar seperti ini biasanya juga hanya satu di suatu hotel.

Sementara itu, jenis – jenis kamar berdasarkan pemakaiannya adalah :

Ø  Single                     :Adalah kamar yang hanya bisa dihuni oleh satu orang, namun tempat tidurnya bisa twin bed atau double bed

Ø  Double                   :Adalah kamar yang bisa dihuni oleh dua orang dan tempat tidur yang digunakan bisa twin bed atau double bed.

Ø  Triple                     :Adalah kamar yang dapat dipergunakan untuk tiga orang. Kemungkinan kamar tidur yang digunakan adalah twin bed di tambah satu ekstra bed atau double bed ditambah ekstra bed.

Ø  Queen                    :Adalah kamar dengan tempat tidur ukuran queen, lebih kurang ukuran 180 cm X 200 cm yang bisa digunakan oleh satu atau dua orang.

Ø  King                       :Adalah kamar dengan tempat tidur ukuran king, lebih kurang ukuran 200 cm X 200 cm, dapat digunakan untuk satu atau dua orang.

Ø  Twin                      :Adalah kamar dengan dua tempat tidur, ukuran single kurang lebih 100 cm X 200 cm, bisa ditempati oleh dua orang yang sharing.

Ø  Double – double    :Adalah kamar dengan dua buah double bed didalamnya, biasanya ukuran queen yang dapat diisi oleh maximal 4 orang

Ø  Studio                    : Adalah kamar dengan tempat tidur stodio, artinya tempat tidur memiliki dua fungsi yaitu sebagai tempat tidur dan sofa. Biasanya ukuran queen      

D.      PERSIAPAN PENERIMAAN TAMU

Persiapan yang baik dan teliti dalam penerimaan tamu tiba baik bagi mereka yang tiba tanpa reservation dan lebih – lebih memiliki reservation akan memberikan andil besar dalam menbuat tamu merasa puas.

Persiapan untuk menerima kedatangan tamu tiba tidak hanya perlu dilakukan di seksi penerimaan tamu tapi juga seksi – seksi lainnya di kantor depan maupun departemen terkait lainnya.

Secara garis besar persiapan kerja seorang receptionis adalah :

1.      Persiapan diri

  Receptionist perlu menyiapkan diri meliputi :

a.       Pengetahuan (knowledge)

b.      Keterampilan (skill)

c.       Sikap (attitude)

d.      Penampilan (grooming)

2.      Persiapan area kerja

Receptionist perlu memahami area kerjanya, perlu menjaga kebersihan dan kerapihan area kerjanya. Hal tersebut agar receptionis dalam bekerja merasa nyaman.

3.      Persiapan peralatan

Receptionis perlu menyiapkan peralatan yang dibutuhkan dalam tugas, kegiatannya meliputi :

Ø  Mengecek apakah peralatan berada pada tempatnya

Ø  Kondisi peralatan baik dan siap digunakan

Ø  Secara kuantitas alat yang digunakan mencukupi

4.      Persiapan penerimaan tamu

a.    Morning Preparation

Agar proses operasional di reception ini dapat berjalan dengan lancar dalam persiapan penerimaan, pendaftaran dan memberikan nomor kamar kepada tamu – tamu, perlu adanya persiapan – persiapan khusus sebelumnya. Persiapan tersebut di kalangan hotel sering disebut morning preparation.Berikut ini adalah contoh morning preparation :